Factura Electrónica

La factura electrónica (o efactura) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial, sus obligaciones de pago, de liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en el que se emplea.

Se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

La envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para documentar la venta o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.

Beneficios de la Factura Electrónica

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:

  • Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
  • Ahorro en el gasto de papelería.
  • Facilidad en los procesos de auditoría.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

Implementación de la Factura Electrónica en Costa Rica

Desde el 1ero de octubre del 2007 entró en vigencia la Resolución #22-07, publicada en el Diario Oficial La Gaceta, que permite el uso en Costa Rica de la factura electrónica como documento tributario con validez fiscal. El Ministerio de Hacienda, en conjunto con la organización GS1 Costa Rica, ha liderado la puesta en marcha de este proyecto que ha empezado a llamar la atención de importantes empresas de distintos sectores.

La Asociación GS1 Costa Rica como entidad dedicada al mejoramiento continuo de los procesos de la cadena de abastecimiento por medio de la logística, automatización y comercio electrónico, gestionó con el Ministerio de Hacienda la aprobación de la resolución ministerial que permite el uso de la Factura Electrónica.  Desde este 1 de octubre está vigente la resolución #22-07 que permite su uso.

Fuentes de Información:

http://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica#En_Argentina

http://www.gs1cr.org/productosysoluciones/facturaelectronica.html

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